【開発実績】15施設の超複合型勤怠を一本化！LIFE連携とペーパーレスを実現した介護特化型オーダーソフト

特別養護老人ホーム（特養）をはじめ、デイサービス、訪問介護など、複数の介護サービスを多角展開する福祉法人様にとって、最大の壁となるのが「施設ごとに異なる複雑な勤怠管理」と「膨大な行政提出書類の手間」です。

既存の汎用勤怠ソフトでは、介護業界特有の変形労働時間制や人員配置基準、そして科学的介護情報システム（LIFE）への対応までをカバーしきれず、結局は現場ごとにタイムカードや紙媒体での二重管理が発生しがちです。

当社は、特別養護老人ホームを含む計15施設を運営する社会福祉法人様の共通基盤となる「超複合型・勤怠管理オーダーソフト」を開発。人的時間と作業コストを劇的に効率化し、全データのデータベース化とペーパーレス化に成功した事例をご紹介します。

導入前の課題：15施設でバラバラの運用、膨大な「紙」と「LIFE入力」の限界

ご相談をいただいた法人様では、15の施設それぞれで勤務形態（夜勤・宿直・シフト制など）が大きく異なり、以下のような深刻な業務圧迫が起きていました。

アナログ運用の限界： タイムカードや紙のシフト表、手書きの日報が毎月大量に本部に集まり、集計や転記作業だけで総務スタッフの月数十時間が奪われていた。
LIFE（科学的介護情報システム）連携の手間： 各種助成金や介護報酬加算の取得に必要な「LIFE」へのデータ入力が完全に手作業となっており、現場ケアマネジャーや介護スタッフの大きな事務負担（残業の要因）になっていた。
データのブラックボックス化： 施設ごとに情報が分断され、法人全体での適切な人員配置の把握や労務管理のリアルタイムなチェックが困難だった。

これらの課題を根本から解決するため、15施設すべての業務フローを綿密に洗い出し、完全にオーダーメイドでデータベースを設計しました。

特養、ショートステイ、通所、訪問など、施設ごとに異なる人員配置基準や資格要件、複雑な夜勤・手当ロジックを1つのシステムに統合。

本部からは15施設すべての勤務状況がリアルタイムで可視化されるため、施設間でのスタッフの応援配置や、法人全体での労務コンプライアンス遵守がシステム上で一発で確認できるようになりました。

今回の開発において最も専門的な強みとなるのが、科学的介護情報システム（LIFE）とのシームレスなデータ連携機能です。

勤怠データや日報の情報から、LIFEへの提出に必要なフォーマット（CSV等）をシステムが自動抽出・生成。
これにより、介護報酬の各種加算や助成金・補助金申請のための二重入力を完全に廃止。現場の事務作業を徹底的に簡略化し、ケアの質向上という本来の業務に集中できる環境を整えました。

各施設にタブレット端末を配置し、ICカードやスマート打刻による運用へ移行。

毎月のタイムカードの回収・チェック・保管スペースのすべてが不要になりました。また、これまで紙で回していた有給申請やシフト変更希望もシステム内での承認フローへ切り替え、完全なペーパーレス化を達成しました。

システム導入後、人的時間と作業の効率化は目覚ましい成果を上げています。

複数施設を運営する上で、勤怠や労務のデータが「データベース化」されていることは、今後の法人経営において強力な武器になります。

法改正による人員配置基準の変更や、新しい加算要件が追加された際にも、オーダーメイドソフトであれば柔軟にシステムをアップデート対応させることが可能です。

「既存の勤怠ソフトでは介護現場のリアルなシフトに対応できない」「LIFE連携やペーパーレス化を一気に進めたい」とお悩みの社会福祉法人・医療法人の経営者様、ぜひ一度貴社の課題をお聞かせください。